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いざコンテストを開催しようと考えたとき、告知開始の時期は頭を悩ませる要素の一つです。

年間で2,500件ほどコンテストの告知をお手伝いしている当社にも、同様のお問い合わせは多くいただきます。今回のコラムでは、コンテストの「告知開始時期」にフォーカスしてみましょう。

コンテストの告知開始時期における重要な要素は、「対象の応募しやすさを考慮した募集期間」・「取り組みを知ってもらう結果発表のタイミング」・「主催者の業務が完了する締日」の3つです。

まずは一つ目、「対象の応募しやすさを考慮した募集期間」について。

学生を対象としたコンテストの場合、制作時間を確保しやすい長期休暇に、募集期間を合わせると効果的です。長期休暇における課題の一環としてコンテストに取り組んでいただけるケースも数多くあります。そのため告知開始時期は、長期休暇の半月前～1か月前あたりが目安です。

これは社会人向けのコンテストも同様です。社会人の場合は、年末年始や連休にまとまった制作時間がとれるため、そこに合わせて募集期間と告知開始を設定するとよいでしょう。制作時間の確保は、応募数にも関わる重要な要素です。

それぞれの対象にあわせて時期を設定することが重要です。

2つ目の要素は「取り組みを知ってもらう結果発表のタイミング」です。

結果発表は、単にコンテストの結果を発表する場としてだけでなく、主催者の取り組みを幅広く知ってもらう好機です。

また、受賞作品を活用した広報活動が伴うコンテスト（商品化・デザインの利用・アイデアの実現等）においては、結果発表のタイミングがその開始時期となります。すなわち、そこから逆算してコンテスト全体のスケジュールをひいていくことで、最適な告知開始時期が見えてきます。

加えて、募集期間や審査の時期が明瞭になることも、コンテストの終了時期から逆算して告知開始時期を設定することのメリットです。

そして最後の要素は「主催者の業務が完了する締日」です。

ご予算の都合により年内や期中に業務一式が完了していたいというご要望は非常に多くいただきます。

コンテスト運営における主催者の業務は募集期間に注目しがちですが、立ち上げの下準備から審査会、受賞者への賞金支払等、実働は半年から長いもので1年にも及ぶケースも少なくありません。このような場合には前述の「結果発表」同様、業務一式が完了する締日を定めた上で、募集期間終了後に発生する業務を整理して、告知開始時期を設定していく必要があります。

加えて、年末や期末の繫忙期に業務が重なってしまわないよう、余裕をもったスケジューリングも大切ですので、注意して検討しましょう。

以上がコンテストの告知開始を設定する上で考慮すべき3つの要素です。

ここで挙げたものはあくまで一例です。コンテストの内容や主催者の状況にあわせた検討が必要となりますので、お気軽にお問い合わせください。コンテストの傾向をまとめた資料「コンテスト白書2022」も是非ご覧ください！