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コンテスト運営をサポートしている当社へは、コンテストの開催を検討している方やコンテストを主催されている方より、事務局に関するお問合せを多くいただきます。

本記事では、コンテスト事務局の概要から業務範囲、円滑に対応する上でのコツなどを解説します！

コンテストの「主催者」と「事務局」の違いとは？

そもそもコンテストの「主催者」と「事務局」には、どのような違いがあるのかご存知でしょうか？

それぞれ辞書の意味は以下の通りです。

• 主催者　－中心となって会合や行事などを行うこと。また、その人や団体・機関。
• 事務局　－議会や団体などの、事務を取り扱う部局。

一般的にコンテストの主催者は、そのコンテストのテーマや募集内容を決定し、実施主体となる企業や団体を指します。事務局は、作品受付をはじめとするコンテストの運営実務をする企業や団体を指します。

主催者が事務局も兼ねている場合と、主催者とは別に事務局を設けて開催している場合があります。

また、主催者や事務局は「●●コンテスト実行委員会」などのように、複数の企業や団体が集まって開催されるケースも多くあります。

コンテスト事務局って何をするの？業務範囲をご紹介

一般にコンテスト事務局は、「コンテストの窓口」と認知されていることが多いかと思いますが、その業務範囲は多岐にわたります。
ただの窓口だけではなく、コンテスト運営の全般に携わることが求められるのです。

その一部をご紹介すると…

• 運営マニュアルの作成
• 事務局メールアドレスの設置

といった募集開始前に必要となる作業や、

• 作品の受付作業
• 応募者からの問合せ対応
• メディアからの掲載依頼

といった募集期間中に発生する業務。そして、

• 応募集計
• 審査準備（事前審査など）
• 受賞後の提出物におけるやり取り
• 作品の修正依頼、再提出
• 個人情報の取り扱い

といった募集締切後の対応に至るまで、募集期間だけでなくその前後にも多くの業務が発生します。

事務局業務を円滑に進める上で…

コンテスト事務局は、業務範囲で解説したように細かい作業が多く、またコンテストのスケジュールにあわせて進行していくため、対応期日にあわせた動きが求められます。

そのため、募集要項を理解して、想定される動きを前もって把握することが大切です。

告知開始・応募締切・審査会・表彰式といったイベントの実施日を決め、そこから逆算して作業を細かく想定し、スケジュールに落とし込んでいきます。

このとき、募集要項と照らし合わせて間違いのない作業内容をマニュアルとして用意しておくことで、イレギュラーが発生した場合にも余裕を持って対応にあたることができます。

例えば、募集期間の問合せ対応では、回答のフローを事前に整備し、ステータスを確認・共有するためのリストを作成することや、募集締切後、応募者からの提出内容に不備があった場合の処理を決めておくなどの対応が挙げられます。

加えて、個人情報を取り扱う業務に関しては、適切に保存し破棄するなど、特に慎重な対応が求められますので、あらかじめ懸念事項などをクリアにし、取得方法や管理には十分注意してください。

本記事では、コンテストの事務局業務をご紹介をさせていただきました。当社では、このような業務の実施・サポートを提供しており、運営のアドバイスも行っております。

お困りごとなどがございましたら、些細な点でも構いませんので、フォームよりお気軽にお問い合わせください！