コンテストの運営に必要なこと(1)

2017/02/07 19:21

コンテストの運営に必要な要素は何でしょうか?

それらはしばしば「事務局」という言葉で一括されることも多いようです。以前、仕事現場でご一緒したイベント運営の専門家が「イベントはうまくいって当たり前。うまくいっても、見る人はそれを当たり前だと思うので、誰もほめてくれない」とおっしゃっていたのが強く印象に残っています。

コンテストの運営もまた同じだと思います。

事務局はコンテスト運営の主役

コンテストは時間軸がある活動なので、それぞれの運営段階において事務局が担う役割も異なります。事務局の前段階としての、プロデュースや企画、そして審査員などの各種交渉や依頼ごとが終わった状況を想定すると、大まかには次のような活動が行われます。


準備
窓口の開設、対応体制やルールの策定、webや告知制作物の手配と発送、各種校正、報道関係とのやりとり


広報活動開始後
報道関係とのやりとり、参加者からの各種問い合わせ対応、ソーシャルメディアの運用、掲載媒体のクリッピング


応募締め切り前後
(上記に加えて)提出物受付、開封、内容チェック、整理、ファイリング、受付リスト作成、不備連絡


審査会前
(運営・進行計画を受けて)会場手配、ロケハン、機材備品手配、関係者出席連絡

審査会実施中
運営、進行、記録

審査会後
内定者連絡、発表用各種データなどの手配、知的財産権チェック


表彰式前
(審査会前に加えて)表彰物手配、審査コメント手配、受賞コメント手配、出席リスト作成、プレスリリース作成、発表用制作物手配

表彰式実施中
運営、進行、記録、報道対応

表彰式後
賞金振込、賞品発送、掲載媒体のクリッピング、報告書作成


主なところを書き出してみましたが、改めてなかなかボリュームがありますね。

「運営」と一口にいっても様々な専門性が必要とされることがお分かりいただけるかと思います。

ブランド名を冠して行うコンテストであればこそ、やはり安心安全、確実に運営したいもの。一連の活動を通して関わる方たちに良い印象を持ってもらうことが大切でしょう。

次回は、運営の要である事務局のあり方を計画する際の注意点をまとめます。

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